WORKSHEET ABLAUF EVENTS

Vorbereitung

• Ablaufplan anschauen und analysieren, wann welche Vorbereitungen vor Ort getroffen werden müssen (Welche Passagen sind enger getaktet)

• Im Eventplan in den Arbeitsblättern „Personal- und Eventplaner“ und „Details“ die jeweilige Fahrt und die dazugehörigen Klassen anschauen und dementsprechend darauf einstellen (Welches Alter, wie viele TN, hinterlegte Kommentare und Wünsche).

• Einen Tag vor der Abfahrt den Wetterbericht checken und in die Planung vor Ort einfließen lassen (Orte für Schlechtwetteralternativen vor Ort reservieren)

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Abfahrt 

• Abfahrt und Treffpunkte der Teamer rechtzeitig planen

• Abfahrtszeit so planen, dass Staus und Umwege einkalkuliert werden

• Ankunftszeit sollte 2 Stunden vor Kursstart sein

• Bei späterer Ankunft als Kursstart -> Standort und Kunden informieren und neue Zeiten für den Startkurs kommunizieren -> Telefonnummer des Kunden liegt in HubSpot ab (HubSpot auf dem Handy installieren – Suche – Name suchen – Eigenschaften Telefonnummer und Handynummer sollten voreingestellt angezeigt werden)

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Abholung Transporter

• Vor der Abfahrt den QR-Code scannen und das Check-up ausfüllen

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Fahrt zum Event

• Geschwindigkeit beachten. Geschwindigkeit sollte bei max. 110-120 km/h liegen

  • Transporter sind schwer beladen -> Bremsweg und Kurvenverhalten bei höherer Geschwindigkeit schwerer einzuschätzen

  • Verbrauch wird somit in Maßen gehalten

• Verhalten bei Unfällen

  • Eigensicherung -> ggf. Krankenwagen und Polizei informieren

  • Unfallstelle sichern

  • Bei Schäden oder Beteiligung anderer Verkehrsteilnehmer 
    -> zwingend Polizei informieren

  • Alex oder Manu informieren

  • Versicherungsdaten austauschen
    (Versicherungsdaten liegen im Handschuhfach)

• Fahrerwechsel

  • Bei längeren Fahrten ggf. Fahrerwechsel, um Konzentration hochzuhalten

• Tanken

  • Zwingend Diesel tanken (bei T3 auf AdBlue achten)

  • Tankstellen außerhalb der Autobahn nutzen

  • (bei T3 / B-QT2023) wenn möglich auch einmal im Monat AdBlue (Extra Zapfsäule) tanken. Öffnung für den Füllstutzen befindet sich auf der Beifahrerseite

  • MitarbeiterIn mit virtueller Qonto Karte bezahlt mit der Firmenkarte und lädt die Rechnung direkt in der App hoch

  • Sollte die Kartenzahlung nicht funktionieren, privat bezahlen, Rechnung fotografieren und per WhatsApp oder Mail an Manu -> Betrag wird beglichen

• Was passiert bei Blitzern

  • Alex oder Manu informieren

  • Bei kleinerer Überschreitung übernimmt die Firma einmalig  die Kosten

 

Ankunft am Standort

• Rezi sprechen

  • Bescheid geben, dass ihr angekommen seid

  • Nachfragen ob es Wissenswertes zu den Kursorten gibt (bspw. Bauarbeiten,  Waldbrandstufen, Blaualgen im Wasser, etc.)

    • Falls Kurse nicht durchführbar sind, direkt Räume für Alternativen abklären und reservieren

  • Abklären ob die Lagerfeuerstelle wie besprochen reserviert ist

  • Gegebenenfalls Nachtabenteuer anmelden (KiEZ Feuerkuppe & Braunsteich)

  • Wenn möglich, direkt alle Schlüssel für Kurse/Zimmer organisieren

  • Abklären wann die Essenszeiten der Gruppen sind

  • Nachfragen wo die Lehrkraft untergebracht ist, um den Start zu besprechen

 

• Lehrkraft sprechen

  • Bescheid geben, dass ihr angekommen seid

  • Erste Kurszeiten und gegebenenfalls Anpassungen besprechen, wenn klar ist, dass ein Kurs nicht umsetzbar ist. 

    • -> Alternativen besprechen

    • -> Lehrkraft soll immer das Gefühl bekommen, die Wahl zu haben

  • Lehrkraft die Orte der nächsten Kurse auf der Karte zeigen oder erklären

  • Lehrkraft fragen, ob es Kinder mit Beeinträchtigungen gibt (wenn keine Kinder dabei stehen)

  • Lehrkraft fragen wie viele SchülerInnen angereist sind

  • Ansprechen von:

    • Wetterfester Kleidung (bspw. auch festes Schuhwerk bei Hüttenbau)

    • Getränkeflaschen mitbringen

    • Sonnencreme bei Bedarf

    • Mückenspray bei Bedarf

 

 

• Kursorte besichtigen -> Hubspot (google Karten nutzen)

  • Orte besichtigen und bewerten, ob die Kurse wie immer stattfinden können oder ob alternative Orte gefunden werden müssen.
    (Gründe können zahlreich sein, Bauarbeiten, andere auf der Fläche, die nicht gehen können, Windverhältnisse, etc.)

  • Alternativen finden und eventuell mit der Lehrkraft besprechen, falls sich ein Ort ändert.

 

Aufbau und Vorbereitungen der Kurse

• Rechtzeitig aufbauen, so dass auf plötzliche Situationen reagiert werden kann.
     Zusätzlich beachten:

  • Wetterverhältnisse wie Regen, Wind und Gewitter (Sonnenuntergangszeit)

  • Was passiert im näheren Kursumfeld (bspw. Sicherheit Bogenschießen) 
    
                     

Eventwoche beenden

• Den letzten Kurs würdig beenden und nicht das Gefühl vermitteln, dass wir schnell los wollen.

  • Wenn der Standort kein Limit setzt, entscheidet beim Lagerfeuer der Kunde (open end)

  • Das Lagerfeuer nochmal verstärkt nutzen um die positiven Momente der Woche mit den Lehrkräften zu reflektieren und bei Nachfragen weitere Standorte oder weitere Events aufzuzeigen

  • Nach dem letzten Kurs die Tage reflektieren und besondere Momente hervorheben. Gerne auch die TeilnehmerInnen nach ihren Highlights fragen

  • QTE Mappe: Besondere TeilnehmerInnen oder die KlassensprecherInnen nach vorne bitten und die Mappe inklusive Baumtaler und Informationen an die Person übergeben

 

• Zimmer aufräumen und ordentlich verlassen

  • Betten abziehen

  • Müll entsorgen

• Schlüssel abgeben und Feedback beim Standort hinterlassen

 

 

Rückfahrt vom Standort

• Geschwindigkeit beachten. Geschwindigkeit sollte bei max. 110-120 km/h liegen

  • Transporter sind schwer beladen -> Bremsweg und Kurvenverhalten bei höherer Geschwindigkeit schwerer einzuschätzen

  • Verbrauch wird somit in Maßen gehalten

• Verhalten bei Unfällen

  • Eigensicherung -> ggf. Krankenwagen und Polizei informieren

  • Unfallstelle sichern

  • Bei Schäden oder Beteiligung anderer Verkehrsteilnehmer 
    -> zwingend Polizei informieren

  • Alex oder Manu informieren

  • Versicherungsdaten austauschen
    (Versicherungsdaten liegen im Handschuhfach)

• Fahrerwechsel

  • Bei längeren Fahrten ggf. Fahrerwechsel, um Konzentration hochzuhalten

• Tanken

  • Zwingend Diesel tanken (bei T3 auf AdBlue achten)

  • Tankstellen außerhalb der Autobahn nutzen

  • (bei T3 / B-QT2023) wenn möglich auch einmal im Monat AdBlue (Extra Zapfsäule) tanken. Öffnung für den Füllstutzen befindet sich auf der Beifahrerseite

  • MitarbeiterIn mit virtueller Qonto Karte bezahlt mit der Firmenkarte und lädt die Rechnung direkt in der App hoch

  • Sollte die Kartenzahlung nicht funktionieren, privat bezahlen, Rechnung fotografieren und per WhatsApp oder Mail an Manu -> Betrag wird beglichen

• Was passiert bei Blitzern

  • Alex oder Manu informieren

  • Bei kleinerer Überschreitung übernimmt die Firma einmalig  die Kosten

                  

Abstellen des Transporters

• Vor Abstellen Auftanken, falls Tankfüllung unter 50 %

• Transporter sachgemäß abstellen (Schilder beachten falls er länger steht)

• Fahrerhaus aufräumen und Müll entsorgen

• Einen Blick auf de Ladefläche, ob bei der Fahrt Materialien umgefallen sind

• Falls Übergabe ohne Kontakt, Ablageort für den Schlüssel ausmachen

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Sonstiges

• Kurse samt Informationen in WhatsApp-Gruppe ”Kurse” eintragen

• Highlight Bilder in die WhatsApp-Gruppe „Pictures“ (auf Fotoerlaubnis achten)

• Besonderheiten für die Feedbackmail in Hubspot als Notiz zur Lehrkraft eintragen (bis Sonntag 12 Uhr)

  • Absprechen der TeamerInnen wer das übernimmt (am besten auf der Rückfahrt)

  • Highlights so individuell wie möglich beschrieben. Nutzt Situationen, die nur auf diese Gruppe zutreffen 

  • Neue Highlight-Notizen immer wie folgt angefangen, damit man sie später zuordnen kann: Klassenfahrt Standort XY | Zeitraum | Klassenstufe | Programm | Namen TeamerInnen 

  • Sollte Beratung für nächste Klassenfahrt stattgefunden haben; Vorlieben für nächste Klassenfahrt etc. geäußert wurden sein, dann ebenfalls gern Notiz anlegen

• Ausgehende Materialien nach dem Kurs in Whatsapp-Gruppe „Bestellungen“ posten und nach Absprache im Lager auffüllen

• Bei Besonderheiten während der Eventtage (Kurse, Kunden, Standort, Transporter) -> direktes Feedback an Alex oder Manu 

• Im Nachgang der Eventtage ein allgemeines Feedback an Alex und Manu per WhatsApp (per Sprachnachricht oder Text)